مقدمه مدیریت خدمات
هدف از مدیریت خدمات برآوردهکردن اهداف استراتژیک و عملیاتی سازمان و ارائه یک محیط کاری امن و راحت به کارمندان است. در کسبوکارهای کوچک، ممکن است مدیریت خدمات بخشی از نقش منشی یا مدیر دفتر باشد. اما به همان میزان که یک کسبوکار رشد میکند و توسعه مییابد، مدیریت خدمات نیز به یک نقش مجزا تبدیل میشود که بیشتر اوقات به کارشناسان خارجی برونسپاری میشود. کنترل هزینه، افزایش کارایی و تخصص، دانش و پشتیبانی بیشتری که از متخصصین این حوزه بهدست میآید و زمان بیشتر کارمندان برای پرداختن به وظایف اصلی خود، همگی از مزایای کلیدی برونسپاری مدیریت خدمات محسوب میشوند. در ادامه همراه ما باشید تا مفصل در مورد این سرویس پشتیبانی صحبت کنیم.
منظور از مدیریت خدمات چیست؟
واژه «خدمات» مشخصا به معنی برآوردهکردن هدف خاصی است که شرکت دنبال میکند. این خدمات میتواند در حوزه ساختمانسازی، زیرساخت های فناوری اطلاعات، طراحی دکوراسیون، تعمیر و نگهداری و غیره باشد. مدیریت خدمات بر نحوه مدیریت این امکانات تمرکز دارد. در واقع میتوان آن را به عنوان یک رشته مدیریتی تعریف کرد که خدمات پشتیبانی موثر و کارآمد را برای سازمانهای مختلف تضمین میکند. در واقع عملکردی در سازمان که افراد، فرآیندها، مکانها و فناوریها را در محیط موجود ادغام کرده و بر بهبود بهرهوری سازمان و کیفیت زندگی افراد تمرکز دارد.
مسئولیت حفظ تمام داراییها و سیستمهای یک سازمان بر عهده مدیر خدمات است و او اطمینان حاصل میکند که همه آنها در هماهنگی کامل با یکدیگر عمل میکنند.
مدیر خدمات چه وظیفهای بهعهده دارد؟
مهمترین وظیفه مدیر خدمات این است که از هماهنگی سیستمهای محیط یا تاسیسات اطمینان حاصل کند. اهمیت تلاشهای این افراد برمیگردد به اینکه محیطی ایمن، راحت، سازنده و پایدار برای افراد فراهم میکنند تا در آن کار کنند، بازی کنند، یاد بگیرند و زندگی کنند. چرا که مردم برای آنکه بتوانند بهترین خود را ارائه دهند، به ساختمانهایی احتیاج دارند که ایمن، دلپذیر و کارآمد باشند.
این افراد با توجه به مسئولیتی که در قبال حفظ و نگهداری بزرگترین و با ارزشترین داراییهای مثل اموال، ساختمانها، تجهیزات و محیطهای شامل پرسنل، بهرهوری، موجودی و سایر عناصر عملیاتی دارند، به نتیجه نهایی سازمان کمک میکنند. برخی از مهمترین کارکردهای آنها عبارتاند از:
- تاثیرگذاری بر کارایی عملیاتی
- حمایت از بهرهوری امکانات و پرسنل
- مدیریت خطرات برای تاسیسات و پرسنل
- کاهش اثرات زیست محیطی
- ترویج تاکتیکهای پایدار برای مدیریت هزینههای بلند مدت
- استفاده از راه حلهای تکنولوژیکی
- کاهش یا غلبه بر اثرات بلایای طبیعی
- بهرهمندی از امنیت
افرادی که در راس شرکتهای مدیریت خدمات هستند، روزانه مسئولیتهای بزرگی بهعهده دارند که لازمه اجرای آنها برنامهریزی قبلی و آمادگی برای انجام این مسئولیتها است:
- مدیریت املاک و مستغلات
- پروژههای سرمایهای و برنامهریزی
- مدیریت فضا
- مدیریت اجاره و حسابداری
- تجربه محل کار
مزایای مدیریت خدمات چیست؟
مدیریت تسهیلات میتواند به روشهای مختلف به نفع یک سازمان یا کسب و کار باشد. از جمله:
مدیریت و نگهداری کامل محیط و داراییها
مدیریت تسهیلات راه حلی برای مدیریت و نگهداری کامل داراییها، ساختمانها و افراد شاغل در سازمان ارائه میدهد. جالب است بدانید مدیریت موثر فضا میتواند تا 30 درصد منجر به صرفهجویی در هزینهها شود.
هزینه بسیار کم و مقرونبهصرفه
مدیریت تسهیلات فرایند مقرونبهصرفهای است که با کمترین هزینه ممکن کسبوکارهای مختلف را تقویت میکند. برای مثال با فراهم کردن محیطی پاک و ایمن انگیزه کارکنان بیشتر و درصد بهرهوری آنان بالاتر خواهد بود.
افزایش درصد بهرهوری با مدیریت خدمات
مدیریت خدمات لازمه بهبود کارایی کسبوکارها است. همانطور که اشاره کردیم، مدیریت مناسب انگیزه کارکنان را برای صرف زمان و انرژی بیشتر در عملکردهای روزانه افزایش میدهد. همچنین تضمین میکند که داراییهای شرکت در شرایط خوبی قرار دارند و استانداردهای بهداشت و ایمنی بهخوبی رعایت میشوند.
مدیریت الزامات ایمنی و بهداشت
یکی از نقشهای مهم مدیر خدمات، برآوردن الزامات بهداشتی و ایمنی در صنعت شرکت است. این الزامات باید بهمنظور سلامت و ایمنی کارکنان رعایت شوند.
افزایش طول عمر با مدیریت خدمات
اگر از ساختمان یا تجهیزات یک شرکت به درستی نگهداری نشود، طی مدتزمان کوتاهتری خراب میشود و از بین میرود. بنابراین برای اینکه داراییها طول عمر بیشتری داشته باشند و مدت زمان طولانیتری عمل کنند، یکی از کارهایی که میتوان انجام داد کمک گرفتن از یک مدیر خدمات است.
چرا مدیریت خدمات تا این اندازه اهمیت دارد؟
صنعت مدیریت خدمات با سرعت بسیار زیادی در حال رشد است و نقش کسانی که در این زمینه فعالیت میکنند، روز به روز پر رنگتر میشود تا مسئولیتها و مجموعه مهارتهای بیشتری را دربرگیرد. تیمهای مدیریت خدمات روزبهروز بزرگتر و تاثیرگذارتر میشوند و بودجه آنها بیشتر میشود. روندهای اجتماعی که در ادامه میبینید، عمیقا در این مبحث مدیریتی ریشه دارند و تحت تأثیر آن قرار میگیرند:
- ظهور اینترنت اشیا
- اتوماسیونسازی و نظارت بر ساختمانها
- تعهد شغلی
- سلامتی، تندرستی و رفاه
- توسعه زیرساخت فناوری اطلاعات
- مدلهای در حال تحول املاک و مستغلات
- پایداری و تاثیرات زیست محیطی
تکنولوژی در خدمت مدیریت خدمات
تکنولوژی مدیریت خدمات هم نرم افزار و هم سیستمهای این حوزه را شامل میشود. حجم وسیعی از دادهها توسط حسگرهای اینترنت اشیا (IoT)، وایفای، سنجها و دستگاههای هوشمند تولید میشوند و مدیران را قادر میسازند تا با تزریق تجزیه و تحلیل و هوش مصنوعی (AI) به سیستم مدیریت یکپارچه محل کار (IWMS) از این دادهها به خوبی استفاده کنند. به عبارت سادهتر این تکنولوژیها با ارائه قابلیتهای شناختی مدیریت امکانات بهکمک رایانه را ممکن میسازند. به این ترتیب نهتنها مدیر میتواند دادهها را تجزیه و تحلیل کند و از آنها یاد بگیرد، بلکه میتواند با تعمیر و نگهداری امکاناتی جهت پیشبینی مسائل، محیطی مقرونبهصرفهتر با بازدهی بیشتر فراهم کند.
کلام آخر
حوزه مدیریت خدمات بهطور مستقیم و غیرمستقیم از کارکنان یک شرکت حمایت میکنند. افرادی که در این حوزه فعالیت میکنند، با ایجاد فرایندهای نظمدهی و سازماندهی، وظایف نگهداری و بهبود امکانات را بر عهده میگیرند تا ضمن کاهش هزینهها، میزان بهرهوری کارکنان را به حداکثر برسانند. امیدواریم پس از مطالعه این مقاله تصویر واضحی از عملکرد مدیر خدمات و وظایف او بهدست آورده باشید و متوجه شده باشید که بهرهگیری از این خدمات چه میزان بر موفقیت کسبوکار شما تاثیر میگذارد.
